Feuille d’émargement, pourquoi choisir la dématérialisation ?

Posted on 27/05/201912/08/2019 by Axess Groupe

Feuille d’émargement, pourquoi choisir la dématérialisation ?

La feuille d’émargement ou, depuis avril 2017, attestation d’assiduité reste LE justificatif obligatoire dans le cadre de la formation. Souvent resté sous forme de papier par habitude, ce document tant à s’alléger grâce à sa dématérialisation.

Les avantages de la dématérialisation des feuilles d’émargement

Devenue monnaie courante dans les entreprises, la dématérialisation se met peu à peu au service des centres de formation et œuvre notamment dans la dématérialisation des feuilles d’émargement ou, depuis peu, attestation d’assiduité. La gestion et le traitement des feuilles d’émargement au format papier est une tâche très chronophage qui prend du temps et qui occasionne un certain coût.

La dématérialisation des attestations d’assiduité est alors un bon moyen pour réduire les coûts et le temps de traitement de manière conséquente tout en conservant la possibilité de fournir un document probant. Ce procédé permet de simplifier et surtout d’optimiser toutes les étapes de gestion et de traitement des feuilles d’émargement et ce de la collecte des signatures à l’archivage. Il est un gage de qualité et d’optimisation de vos processus : suivi des dossiers, gestion administrative, facturation…

Réduction des coûts, augmentation de la productivité, gain de temps, traçabilité… les avantages de la dématérialisation des feuilles d’émargementsont nombreux.

Comment ça marche ?

Et côté réglementation ?

Avec la dématérialisation, les feuilles d’émargement sont numérisées supprimant ainsi le papier. Qu’il soit en formation présentielle ou à distance, le participant attestera de sa présence en effectuant une signature directement sur sa tablette ou son smartphone. Les signatures sont ensuite regroupées et le formateur peut suivre en direct l’état des présences. Ces signatures sont ensuite archivées vous permettant de les utiliser comme justificatif.

Même en version digitale, un tel document doit respecter des conditions pour confirmer sa validité. Le dispositif de dématérialisation doit :
– Établir l’identité du signataire,
– Assurer l’intégrité de la signature,
– Garantir l’authenticité de la signature électronique.

Des sociétés proposent des services de dématérialisation des feuilles d’émargement. Lors de votre choix, il faudra vous assurer que votre fournisseur respecte bien toutes les obligations légales.

Pour aller
plus loin

Axess Solutions Formation, éditeur de la solution de gestion des centres de formation Agate, travaille en partenariat avec JeSuisEnCours et propose ainsi un connecteur vous permettant de gérer simplement vos feuilles d’émargement depuis Agate.

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Pilotage RH, quels sont les enjeux ?

Posted on 19/10/201712/08/2019 by Axess Groupe

Pilotage RH, quels sont les enjeux ?

Contexte économique, coût du travail, nouvelles réglementations, tensions sur le marché de l’emploi : le pilotage RH devient de plus en plus une nécessité pour optimiser son service des ressources humaines.

Le pilotage RH, objectifs et enjeux

Les RH font face à de nouveaux enjeux (fidélisation des salariés, développement de la responsabilité sociale de l’entreprise (RSE), rationalisation des coûts et des processus…) qui les obligent toujours plus à réaliser et à fournir des reportings, à identifier et mettre en place des actions RH et à analyser et mesurer quantitativement ces actions mises en place. Le pilotage RH est là pour aider les RH à optimiser leur performance et à faire reconnaître leur valeur ajoutée au sein de l’entreprise.

La mise en place d’un pilotage RH permettra de faciliter les démarches et d’aider la GRH dans différentes tâches :

La mise en place d’un pilotage RH sera déterminée en fonction de la stratégie « RH » de l’entreprise. Dans tous les cas, cette stratégie doit être liée à la stratégie « business ». Il faut que ces deux stratégies soient cohérentes entre elles et qu’elles s’accompagnent dans la réalisation de leurs propres objectifs.

Par ailleurs, les liens entre les différents acteurs de l’entreprise doivent être renforcés. En effet, pour qu’une politique RH soit efficace il faut sensibiliser l’ensemble des collaborateurs de chaque service à celle-ci et à sa valeur ajoutée pour l’entreprise. Les managers deviennent de réels points relais entre les RH et leurs équipes.

3 types de pilotages RH pour mieux répondre aux besoins des RH

Il existe plusieurs niveaux de pilotage. On en distingue trois pour les besoins de la RH : le légal, la mesure et la planification.

Le pilotage opérationnel ou légal

Ancré dans l’action quotidienne, ce type de pilotage consiste à vérifier que les obligations légales, administratives et opérationnelles sont respectées et que les règles de gestion soient bien appliquées. Il se base sur des indicateurs de suivi du fonctionnement et pousse à répondre rapidement en cas de problèmes.

Le pilotage de mesure

Basé sur l’observation, ce pilotage a pour but de comparer son activité à celle d’autres entreprises de même taille et de même secteur d’activité. Il nécessite la mise en place de reporting, d’indicateurs de performance et d’analyse de coûts et de rentabilité.

Le pilotage stratégique ou la planification

Ce type de pilotage RH est orienté vers le futur et consiste principalement à se poser deux questions : est-ce efficace ? Le restera-t-il ? Il conduit principalement la gestion prévisionnelle des effectifs, l’optimisation des ressources, l’analyse des compétences, la planification de la masse salariale et des recrutements.

La mise en place d’un pilotage RH représente une réelle opportunité pour les services RH. Bien choisi en fonction des objectifs stratégique, le pilotage optimisera et développera le fonctionnement de votre service RH.

Pour aller
plus loin

Quel que soit le niveau de pilotage RH que vous choisissiez, optimiser la gestion de vos formation avec AGATE. La solution accompagne les entreprises et centres de formation dans la gestion quotidienne des parties administratives, commerciales, plannings, documentaires et pédagogiques.

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Gérer son plan de formation en 2017

Posted on 24/08/201712/08/2019 by Axess Groupe

Gérer son plan de formation en 2017

Le secteur de la formation connait depuis quelques années de nombreuses réformes. Celles-ci entraînent de grands changements, notamment au niveau du plan de formation.

Des réformes qui révolutionnent le plan de formation ?

Depuis la loi mise en place en 1971, la formation est devenue un véritable enjeu dans les entreprises, quel que soit le secteur. En 2004, une réforme importante a modifié le secteur de la formation, avec la création du DIF. En 2014, la formation a également été repensée à un niveau plus stratégique.

Ces réformes ont ainsi entrainé des évolutions dans la réalisation du plan de formation. On observe notamment un gaspillage des ressources ou encore des inégalités de traitement.

Il est donc important en 2017 que les entreprises reprennent en main leur politique de formation. La façon de déterminer les besoins de formation doit être revue, que ce soit dans un souci stratégique comme managérial.

Comment reprendre en main son plan de formation ?

Afin de transformer son plan de formation pour qu’il corresponde à la stratégie de l’entreprise comme aux besoins des salariés, voici plusieurs conseils :

Nommer des référents formation

Le premier conseil pour réorganiser son plan de formation est de nommer des référents formation. Ces référents doivent être transverses à l’entreprise : Directeur de l’efficience opérationnelle, Directeur des Systèmes d’Information… Ils ont l’avantage d’avoir une vision claire et globale au plus proche des besoins de l’organisation mais aussi des collaborateurs.

Ces référents doivent participer aux différents échanges relatifs à la formation afin que la direction puisse les questionner sur l’offre de formation la plus adaptée : Quelles sont les transformations à venir ? Comment faire évoluer l’offre de formation ?

Créer un comité dédié à la formation

Pour compléter l’action des référents, il est bien également de créer un comité dédié à la formation, qui se réunira deux à trois fois par an. Cela permettra de faire le point sur les actions engagées en faveur de la formation et de mettre en place de nouvelles approches.

Avancer dans une démarche collective tout en répondant aux besoins individuels

La démarche collective comme la démarche individuelle sont nécessaires à un plan de formation efficace. Par exemple, l’entretien professionnel peut être jugé trop individuel dans certains cas où la démarche de formation touche des compétences collectives à l’entreprise. A contrario, il est aussi primordial de mettre en place des actions individuelles comme la FEST(Formation en situation de travail). Elles permettront de renforcer le dialogue entre les managers et les collaborateurs.

Communiquer sur une offre de formation concrète

Enfin, dernier point : l’offre de formation. Il est important que l’entreprise établisse une offre de formation concrète et qu’elle puisse la communiquer à l’ensemble des acteurs impliqués dans la démarche de formation : collaborateurs, managers, RH, OPCA…

Cela permettra à chacun d’avoir une vision de la politique qui est mise en place et de pouvoir participer à la réalisation du plan de formation.

Pour aller
plus loin

AGATE, solution innovante développée par Axess Solutions Formation, accompagne les centres de formation d’entreprise dans la gestion de leur processus de formation. Le but d’Axess Solutions Formation est avant tout de pouvoir appréhender au mieux les problématiques rencontrées par ces organismes internes pour ensuite leur proposer une gestion dynamique et globale de l’ensemble de leurs activités.

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Catégorie : Centres de formation