La feuille d’émargement ou, depuis avril 2017, attestation d’assiduité reste LE justificatif obligatoire dans le cadre de la formation. Souvent resté sous forme de papier par habitude, ce document tant à s’alléger grâce à sa dématérialisation.
Devenue monnaie courante dans les entreprises, la dématérialisation se met peu à peu au service des centres de formation et œuvre notamment dans la dématérialisation des feuilles d’émargement ou, depuis peu, attestation d’assiduité. La gestion et le traitement des feuilles d’émargement au format papier est une tâche très chronophage qui prend du temps et qui occasionne un certain coût.
La dématérialisation des attestations d’assiduité est alors un bon moyen pour réduire les coûts et le temps de traitement de manière conséquente tout en conservant la possibilité de fournir un document probant. Ce procédé permet de simplifier et surtout d’optimiser toutes les étapes de gestion et de traitement des feuilles d’émargement et ce de la collecte des signatures à l’archivage. Il est un gage de qualité et d’optimisation de vos processus : suivi des dossiers, gestion administrative, facturation…
Réduction des coûts, augmentation de la productivité, gain de temps, traçabilité… les avantages de la dématérialisation des feuilles d’émargementsont nombreux.
Avec la dématérialisation, les feuilles d’émargement sont numérisées supprimant ainsi le papier. Qu’il soit en formation présentielle ou à distance, le participant attestera de sa présence en effectuant une signature directement sur sa tablette ou son smartphone. Les signatures sont ensuite regroupées et le formateur peut suivre en direct l’état des présences. Ces signatures sont ensuite archivées vous permettant de les utiliser comme justificatif.
Même en version digitale, un tel document doit respecter des conditions pour confirmer sa validité. Le dispositif de dématérialisation doit :
– Établir l’identité du signataire,
– Assurer l’intégrité de la signature,
– Garantir l’authenticité de la signature électronique.
Des sociétés proposent des services de dématérialisation des feuilles d’émargement. Lors de votre choix, il faudra vous assurer que votre fournisseur respecte bien toutes les obligations légales.
Axess Solutions Formation, éditeur de la solution de gestion des centres de formation Agate, travaille en partenariat avec JeSuisEnCours et propose ainsi un connecteur vous permettant de gérer simplement vos feuilles d’émargement depuis Agate.
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