Comment faire face aux limites des tableurs ?

De nombreux centres de formation utilisent aujourd’hui des tableurs tels qu’Excel pour gérer leur organisation et leurs données. Cependant, dès qu’il s’agit de gérer le processus métier, le tableur est-il vraiment adapté ?

Quelles sont les limites des tableurs pour les centres de formation ?

Les tableurs comme Excel font aujourd’hui partie du quotidien de n’importe quelle entreprise, mais aussi des centres de formation qui s’en servent notamment pour gérer les informations concernant les stagiaires, les formateurs… Ce type d’outil bureautique, souple et facile d’emploi, est connu de tous et représente de nombreux avantages : rapidité de mise en place, informations disponibles sur une seule page, fonctions basiques accessibles à tous…

Cependant, l’usage abusif de ces tableurs peut entraîner certaines anomalies, du fait qu’ils ne sont pas réellement adaptés à la gestion du processus métier des centres de formation :

  • Absence de vision globale des données de l’organisme
  • Manque d’un outil commun ce qui freine le partage d’information
  • Traçabilité des données non assurée, du fait que toute personne puisse intégrer son contenu au tableur
  • Absence de sécurité des informations

Alors, comment les centres de formation doivent réagir face à ces limites ? C’est là que les solutions de gestion de formation rentrent en jeu !

Quels sont les avantages d’une solution de gestion des formations ?

Pour garantir un processus métier efficace et faire face aux limites d’un tableur, les centres de formation ont aujourd’hui tout intérêt à s’équiper d’une solution métier de gestion du processus de formation. Mais en quoi consiste ce type de solution ?

Un logiciel de gestion de formation permet de piloter l’ensemble des activités d’un centre de formation comme la gestion des catalogues, des prospects, des plannings, le bilan financier, la gestion des ressources et le suivi des inscriptions. Les données sont centralisées pour une vision pertinente et à long terme des tâches à accomplir mais aussi pour favoriser le travail collaboratif.

Généralement développées par un prestataire expert, les solutions de gestion du processus de formation garantissent aux utilisateurs une véritable sécurité. D’abord par le fait qu’une identification est nécessaire avant d’utiliser la solution. Mais aussi par le fait que ces solutions sont habituellement hébergées dans des datacenters hautement protégés.

Pour aller
plus loin

AGATE, solution complète et innovante développées par Axess Solutions Formation, pilote l’ensemble du processus métier des centres de formation et leur offre des avantages concrets :

  • Des données centralisées pour un meilleur partage de l’information entre les différents acteurs
  • Une vision globale et cohérente des actions à mener tout au long de l’année
  • La sécurité et la traçabilité des données à forte valeur ajoutée via un hébergement optimal assuré par Axess
  • La simplification du fonctionnement de votre processus métier au niveau administratif, financier, pédagogique…
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